Εισαγωγή στη Διαχείριση Εταιρικού Περιεχομένου | ECM

Διαχείριση εταιρικού περιεχομένου (ECM)

Η υπερπληθωρα των διαθέσιμων πληροφοριών σε μια επιχείρηση μπορεί να είναι μια πρόκληση για τη διαχείριση και αξιοποίησή τους. Οι πληροφορίες μπορεί να βρίσκονται σε διάφορες μορφές, όπως κείμενα, εικόνες, βίντεο, αρχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αρχεία PDF και πολλά άλλα, καθιστώντας τη διαχείριση τους πολύπλοκη. 

Η εταιρική διαχείριση περιεχομένου (ECM) είναι μια στρατηγική διαχείρισης των πληροφοριών που στοχεύει στη διαχείριση, αποθήκευση, ανάκτηση και αξιοποίηση του περιεχομένου μιας επιχείρησης. Αυτό περιλαμβάνει τη χρήση συστημάτων διαχείρισης περιεχομένου (CMS) και στρατηγικών που επικεντρώνονται στη δημιουργία, αναθεώρηση, έγκριση και δημοσίευση περιεχομένου.

Τι είναι η Διαχείριση εταιρικού περιεχομένου;

Η διαχείριση περιεχομένου επιχείρησης (ECM) είναι η διαδικασία διαχείρισης του περιεχομένου μιας επιχείρησης, όπως εκπαιδευτικό υλικό, συμβάσεις, έγγραφα έργου και άλλες σημαντικές πληροφορίες. Το αποτελεσματικό ECM βοηθά μια επιχείρηση να βρίσκει και να αποθηκεύει με ασφάλεια και αποτελεσματικότητα αυτές τις πληροφορίες, που μπορεί να αναφέρονται σε υπαλλήλους, πελάτες και άλλους ενδιαφερόμενους. 

Η διαχείριση περιεχομένου είναι σημαντική για την οργάνωση και την εύρεση πληροφοριών, η οποία μπορεί να βελτιώσει την παραγωγικότητα της επιχείρησης. Επίσης, η σωστή οργάνωση των εγγράφων είναι ζωτικής σημασίας για τη συμμόρφωση, την ανθεκτικότητα και την ασφάλεια της επιχείρησης. 

Το ECM δεν αναφέρεται σε μια συγκεκριμένη τεχνολογία ή ενέργεια, αλλά αναφέρεται στο σύνολο των διαδικασιών και των εργαλείων που χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση του περιεχομένου μιας επιχείρησης. 

Σε πιο απλά λόγια, η διαχείριση περιεχομένου επιχείρησης αφορά τον τρόπο με τον οποίο μια εταιρεία διαχειρίζεται και οργανώνει τις πληροφορίες της. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει οτιδήποτε από τα έγγραφα της εταιρείας έως τις πληροφορίες των πελατών της. Το σημαντικό είναι ότι η διαχείριση περιεχομένου βοηθά την επιχείρηση να βρίσκει εύκολα και να αποθηκεύει με ασφάλεια τις σημαντικές πληροφορίες της. 

Για να γίνει αυτό, μια εταιρεία πρέπει να δημιουργήσει συστήματα και διαδικασίες που θα εξασφαλίζουν την οργάνωση και την ασφάλεια των πληροφοριών της. Η χρήση λογισμικού ECM μπορεί να βοηθήσει στην επίτευξη αυτού, καθώς παρέχει ένα κοινό σημείο πρόσβασης για τις πληροφορίες και εξασφαλίζει ότι οι διαδικασίες διαχείρισης περιεχομένου είναι εναρμονισμένες και αποτελεσματικές. 

Ποιο περιεχόμενο καλύπτει το ECM;

Το ECM καλύπτει τη διαχείριση του εσωτερικού και εξωτερικού περιεχομένου ενός μεγάλου οργανισμού, όπως εκπαιδευτικό υλικό, συμβάσεις, έγγραφα έργου και πληροφορίες για υπαλλήλους, πελάτες και άλλους συνεργάτες. Η κατάλληλη διαχείριση αυτών των πληροφοριών επιτρέπει στις επιχειρήσεις να αποθηκεύουν, να βρίσκουν και να διαμοιράζονται ασφαλή και αποτελεσματικά τα στοιχεία που χρειάζονται. Ένα αποτελεσματικό σύστημα ECM είναι κρίσιμο για τη διατήρηση της συμμόρφωσης, της ανθεκτικότητας και της ασφάλειας των πληροφοριών. 

Τώρα, το ECM μπορεί να καλύψει σχεδόν όλες τις πληροφορίες που χρησιμοποιούν οι εργαζόμενοι για να ολοκληρώσουν την εργασία τους, συμπεριλαμβανομένων των εξής:

  • Email
  • Αναρτήσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης
  • Αρχεία βίντεο και ήχου
  • Περιεχόμενο ιστότοπου
  • Άδειες λογισμικού
 

Σχεδόν όλο το περιεχόμενο εντάσσεται σε μία από τις τρεις κατηγορίες:

Δομημένο περιεχόμενο . Δεδομένα που περιέχονται και ορίζονται, όπως τα περιεχόμενα μιας βάσης δεδομένων ή αποθήκης κώδικα. Συχνά, αυτό το περιεχόμενο εξυπηρετεί τον σκοπό του χωρίς να χρειάζεται τακτική ανθρώπινη προσοχή.

Μη δομημένο περιεχόμενο . Πληροφορίες χωρίς σαφώς καθορισμένη μορφή, λειτουργία ή τοποθεσία αποθήκευσης. Στα παραδείγματα περιλαμβάνονται αρχεία Εγγράφων Google, αρχεία PDF και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ημιδομημένο περιεχόμενο . Αυτό είναι ένα μείγμα των δύο. Περιέχει δεδομένα που έχουν υποστεί ή θα υποβληθούν σε επεξεργασία από υπολογιστή, αλλά διατίθενται σε μορφές που οι άνθρωποι πρέπει ακόμα να αναγνωρίσουν και να ταξινομήσουν (π.χ. ένα τιμολόγιο που δημιουργείται αυτόματα αλλά με μη αυτόματο τρόπο αποστέλλεται μέσω email).

Το ECM μπορεί να χειριστεί και τους τρεις αυτούς τύπους περιεχομένου, αν και είναι πιο χρήσιμο για να δώσει δομή σε μη δομημένο περιεχόμενο.

Εξορθολογισμός του κύκλου ζωής του περιεχομένου

Ο εξορθολογισμός του κύκλου ζωής του περιεχομένου αναφέρεται στη διαδικασία βελτιστοποίησης της διαχείρισης του περιεχομένου ενός οργανισμού από τη δημιουργία του μέχρι τη διαγραφή του. Συνήθως περιλαμβάνει τα ακόλουθα στάδια:

  • Δημιουργία περιεχομένου: Δημιουργία περιεχομένου με τη χρήση ενός συστήματος διαχείρισης περιεχομένου (CMS) ή άλλου εργαλείου.
  • Διανομή περιεχομένου: Διανομή του περιεχομένου στους κατάλληλους παραλήπτες, όπως οι εργαζόμενοι, οι πελάτες ή άλλα ενδιαφερόμενα μέρη.
  • Διαχείριση περιεχομένου: Επεξεργασία, επικαιροποίηση και αποθήκευση του περιεχομένου στο σύστημα ECM.
  • Ανάκτηση περιεχομένου: Εύρεση και ανάκτηση του περιεχομένου όταν χρειάζεται, είτε για εσωτερική χρήση είτε για εξωτερική διανομή.
  • Διαχείριση διαβίβασης περιεχομένου: Συντήρηση και αναβάθμιση του συστήματος ECM για να διασφαλιστεί η ομαλή διαχείριση και αποθήκευση του περιεχομένου.
 

Συνολικά, το ECM είναι ένα σημαντικό εργαλείο για τη διαχείριση του περιεχομένου μιας επιχείρησης, επιτρέποντας την αποθήκευση, τη διαχείριση και την αναζήτηση σημαντικών πληροφοριών με ασφάλεια και αποτελεσματικότητα, καθώς και τη βελτίωση της συνεργασίας και της απόδοσης των υπαλλήων της επιχείρησης. Επιπλέον, μπορεί να βοηθήσει στην εξοικονόμηση χρόνου και χρημάτων με την αυτοματοποίηση της διαδικασίας διαχείρισης περιεχομένου, καθώς και στην εκπαίδευση των υπαλλήλων σε πρότυπα συμμόρφωσης και ασφάλειας.

Το ECM δεν είναι απλώς ένα λογισμικό ή μια τεχνολογία, αλλά μια ολοκληρωμένη διαδικασία και πρακτική για τη διαχείριση του περιεχομένου μιας επιχείρησης. Είναι σημαντικό για μια επιχείρηση να επιλέξει το κατάλληλο ECM για τις ανάγκες της και να εκπαιδεύσει τους υπαλλήλους της για τη χρήση του.

Στο μέλλον, αναμένεται η ανάπτυξη πιο προηγμένων εργαλείων ECM που θα βελτιώσουν ακόμη περισσότερο την αποτελεσματικότητα και την ασφάλεια της διαχείρισης περιεχομένου επιχειρήσεων.

Γιατί είναι σημαντική η διαχείριση εταιρικού περιεχομένου;

Η διαχείριση εταιρικού περιεχομένου είναι σημαντική για μια επιχείρηση για πολλούς λόγους. Κάποιοι από αυτούς είναι:

  1. Οργάνωση των πληροφοριών: Μια εταιρεία συνήθως διαθέτει μεγάλο όγκο πληροφοριών που πρέπει να οργανωθούν και να διαχειριστούν. Η διαχείριση εταιρικού περιεχομένου επιτρέπει την αποθήκευση και την αναζήτηση αυτών των πληροφοριών, καθώς και την οργάνωσή τους σε κατάλληλες κατηγορίες.
  2. Ασφάλεια: Η διαχείριση εταιρικού περιεχομένου επιτρέπει την αποθήκευση των πληροφοριών με ασφάλεια και πρόσβαση σε αυτές μόνο από εξουσιοδοτημένα άτομα.
  3. Συνεργασία: Η διαχείριση εταιρικού περιεχομένου μπορεί να βελτιώσει τη συνεργασία μεταξύ των υπαλλήλων μιας επιχείρησης, καθώς μπορούν να μοιράζονται εύκολα τις πληροφορίες και να συνεργάζονται πάνω σε ένα κοινό έγγραφο ή έργο.
  4. Αποτελεσματικότητα: Η διαχείριση εταιρικού περιεχομένου βελτιώνει τηαποτελεσματικότητα της επιχείρησης, καθώς επιτρέπει στους εργαζόμενους να βρίσκουν τις πληροφορίες που χρειάζονται γρηγορότερα και εύκολα. Επίσης, με τη διαχείριση εταιρικού περιεχομένου, οι επιχειρήσεις μπορούν να δημιουργούν αναφορές και έγγραφα πιο γρήγορα και αποτελεσματικά, εξοικονομώντας έτσι χρόνο και κόστος.
  5. Συμμόρφωση: Η διαχείριση εταιρικού περιεχομένου βοηθά στην επίτευξη συμμόρφωσης με νόμους, κανονιστικά πρότυπα και πολιτικές της επιχείρησης. Η σωστή αποθήκευση και διαχείριση επίσης εξασφαλίζει την ασφάλεια του περιεχομένου και την προστασία από απώλειες δεδομένων.
  6. Αύξηση παραγωγικότητας: Με τη διαχείριση εταιρικού περιεχομένου, οι επιχειρήσεις μπορούν να βελτιώσουν την παραγωγικότητα των εργαζομένων τους, διότι επιτρέπει την απλοποίηση και τη βελτίωση των διαδικασιών εργασίας. Τα συστήματα διαχείρισης εταιρικού περιεχομένου μπορούν να αυτο ματοποιούν τη διαχείριση εγγράφων και πληροφοριών, εξοικονομώντας χρόνο και μειώνοντας τον κίνδυνο ανθρώπινου λάθους. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες πιο γρήγορα και εύκολα, ενώ η ανταλλαγή πληροφοριών και συνεργασία γίνεται πιο αποτελεσματική.
  7. Βελτίωση ασφάλειας: Η διαχείριση εταιρικού περιεχομένου βοηθά στη βελτίωση της ασφάλειας των πληροφοριών και των εγγράφων μιας επιχείρησης. Με τη χρήση κατάλληλων εργαλείων και διαδικασιών, μπορούν να λαμβάνονται μέτρα πρόληψης για την προστασία των δεδομένων της εταιρείας και την αποτροπή παραβιάσεων ασφαλείας.
  8. Συμμόρφωση με τους κανονισμούς: Οι επιχειρήσεις πρέπει να συμμορφώνονται με ορισμένους κανονισμούς και νόμους που διέπουν την προστασία των δεδομένων και την ασφάλεια των πληροφοριών. Η διαχείριση εταιρικού περιεχομένου βοηθά στην εκπλήρωση αυτών των απαιτήσεων, με την κατάλληλη αποθήκευση, ασφάλιση και προστασία των ευαίσθητων δεδομένων και πληροφοριών. Η επιχείρηση μπορεί να χρησιμοποιήσει το ECM για την επιβολή των πολιτικών της σε σχέση με τη χρήση των δεδομένων, τη διαχείριση της πρόσβασης σε ευαίσθητες πληροφορίες και την ενημέρωση των εργαζομένων της για τους κανονισμούς και τις διαδικασίες ασφαλείας.

Πώς λειτουργεί ένα Enterprise Content Management System;

Ένα σύστημα διαχείρισης εταιρικού περιεχομένου (ECM) περιλαμβάνει ένα σύνολο λογισμικού και τεχνολογιών για τη διαχείριση του περιεχομένου μιας επιχείρησης. Αναλόγως με το σύστημα ECM που χρησιμοποιείται, η λειτουργία του μπορεί να διαφέρει, αλλά γενικά έχει τα εξής βήματα:

Συλλογή και εισαγωγή δεδομένων: Αρχικά, το σύστημα ECM συλλέγει το περιεχόμενο από διάφορες πηγές, όπως ηλεκτρονικά έγγραφα, εικόνες, βίντεο, ήχους, email και άλλες δομημένες ή άτυπες πηγές δεδομένων. Τα δεδομένα εισάγονται στο σύστημα μέσω διαφόρων μεθόδων, όπως η αυτόματη σάρωση έγγραφων ή η χειροκίνητη εισαγωγή αρχείων.

Διαχείριση και αποθήκευση δεδομένων: Μετά τη συλλογή των δεδομένων, το σύστημα ECM αποθηκεύει τα δεδομένα σε ένα ασφαλές και ευέλικτο αποθηκευτικό σύστημα. Η αποθήκευση των δεδομένων γίνεται με τρόπο που να εξασφαλίζεται η προστασία από απώλεια ή καταστροφή, αλλά και η δυναττότητα πρόσβασης σε αυτά από εξουσιοδοτημένα άτομα.

Οι δεδομένοι αποθηκεύονται σε δομημένες και αναζητήσιμες κατηγορίες, προκειμένου να είναι εύκολο να εντοπίζονται στο μέλλον. Το σύστημα ECM παρέχει διάφορα επίπεδα πρόσβασης στα δεδομένα, ανάλογα με τον ρόλο του χρήστη στην επιχείρηση και το είδος των δεδομένων.

Διαχείριση διαδικασιών: Το σύστημα ECM διαχειρίζεται επίσης τις διαδικασίες που αφορούν το περιεχόμενο, όπως ο εκσυγχρονισμός, η έγκριση και η αναθεώρηση. Το σύστημα μπορεί να επιταχύνει αυτές τις διαδικασίες μέσω της αυτοματοποίησης, ενώ επίσης επιτρέπει στους χρήστες να παρακολουθούν την πρόοδο των διαδικασιών.

Εύκολη αναζήτηση και πρόσβαση: Το σύστημα ECM παρέχει εύκολη αναζήτηση και πρόσβαση σε δεδομένα και περιεχόμενο. Οι χρήστες μπορούν να αναζητήσουν το περιεχόμενο με βάση διάφορα κριτήρια, όπως τον τίτλο, την κατηγορία, τον συγγραφέα και άλλα κλειδιά, ενώ μπορούν επίσης να προβάλουν και να κατεβάσουν το περιεχόμενο σε διάφορες μορφές αρχείων. Η ευκολία πρόσβασης στα δεδομένα και το περιεχόμενο επιτρέπει στους χρήστες να βρίσκουν γρήγορα και αποτελεσματικά τα απαιτούμενα δεδομένα, καθώς και να διαμοιράζονται εύκολα τις πληροφορίες μεταξύ τους. Επίσης, το σύστημα ECM παρέχει επίπεδα πρόσβασης σε δεδομένα, ώστε να διασφαλίζεται ότι μόνο οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες έχουν πρόσβαση σε ευαίσθητα δεδομένα και πληροφορίες.

Επιλογή λογισμικού διαχείρισης εταιρικού περιεχομένου: 4 εργαλεία που πρέπει να λάβετε υπόψη

Όταν επιλέγετε λογισμικό διαχείρισης εταιρικού περιεχομένου, υπάρχουν αρκετά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη, όπως οι λειτουργίες που παρέχονται, η ευχρηστία και η κλιμακωσιμότητα του συστήματος. Εδώ είναι τρία εργαλεία που μπορείτε να λάβετε υπόψη στη διαδικασία επιλογής ενός λογισμικού διαχείρισης εταιρικού περιεχομένου:

Microsoft SharePoint:

Το Microsoft SharePoint είναι ένα δημοφιλές εργαλείο διαχείρισης περιεχομένου που χρησιμοποιείται ευρέως σε επιχειρήσεις. Παρέχει εύκολη πρόσβαση και κοινή χρήση περιεχομένου και επιτρέπει τη δημιουργία προσαρμοσμένων λύσεων για τις ανάγκες της επιχείρησης σας.

OpenText ECM Suite:

Το OpenText ECM Suite είναι μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα διαχείρισης περιεχομένου που παρέχει λειτουργίες όπως διαχείριση εγγράφων, ροή εργασιών και αναζήτηση. Επιπλέον, το OpenText ECM Suite παρέχει επίσης δυνατότητες ανάλυσης και αναφοράς για την αξιολόγηση των δεδομένων και την παρακολούθηση των επιδόσεων του συστήματος.

IBM FileNet: 

Το IBM FileNet είναι μια επιχειρησιακή πλατφόρμα διαχείρισης περιεχομένου που παρέχει λύσεις για τη διαχείριση των εγγράφων, των διαδικασιών επιχειρησιακής αυτοματοποίησης και των ψηφιακών περιεχομένων. Το IBM FileNet παρέχει επίσης εργαλεία ανάλυσης για την παρακολούθηση της απόδοσης του συστήματος και τη βελτίωση των διαδικασιών εργασίας.

Alfresco: 

Το Alfresco είναι ένα ανοιχτού κώδικα λογισμικό διαχείρισης περιεχομένου που παρέχει λειτουργίες όπως διαχείριση εγγράφων, διαχείριση ψηφιακών εικόνων και αναζήτηση. Είναι πολύ ευέλικτο και επιτρέπει τη δημιουργία προσαρμοσμένων λύσεων που να ταιριάζουν με τις ανάγκες της επιχείρησής σας. Το Alfresco είναι επίσης συμβατό με διάφορες πλατφόρμες, όπως Windows, Linux και Mac.

Είναι σημαντικό να επιλέξετε ένα λογισμικό διαχείρισης εταιρικού περιεχομένου που να προσφέρει τις απαραίτητες λειτουργίες για τις ανάγκες της επιχείρησής σας και να είναι ευχρηστο και κλιμακωτό στο μέλλον. Κάθε επιχείρηση έχει διαφορετικές ανάγκες, πρέπει λοιπόν να επιλέξετε ένα λογισμικό που να προσαρμόζεται στις ανάγκες σας. Επιπλέον, η ευχρηστία και η κλιμακωσιμότητα είναι σημαντικοί παράγοντες για τη διαχείριση του περιεχομένου της επιχείρησής σας σε μεγάλη κλίμακα. Επιλέξτε ένα λογισμικό που να παρέχει επαρκή υποστήριξη, ενημερώσεις και ασφάλεια. Τέλος, συνιστάται να αξιολογήσετε το κόστος του λογισμικού και τις δυνατότητες χρηματοδότησης που παρέχονται από τον προμηθευτή του λογισμικού.

Πώς να εφαρμόσετε το πρώτο σας σύστημα ECM: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα

Το σύστημα ECM (Enterprise Content Management) είναι μια πλατφόρμα που σας βοηθά να οργανώνετε και να διαχειρίζεστε το ψηφιακό περιεχόμενο της επιχείρησής σας, όπως εγγράφα, εικόνες, βίντεο, κλπ. Η εφαρμογή ενός συστήματος ECM μπορεί να βελτιώσει την παραγωγικότητα, την ασφάλεια και τη συνεργασία στην επιχείρησή σας. Αναφέρω παρακάτω έναν οδηγό βήμα προς βήμα για την εφαρμογή του πρώτου σας συστήματος ECM.

Βήμα 1: Καθορίστε τις ανάγκες σας

Πριν αγοράσετε ή εφαρμόσετε ένα σύστημα ECM, πρέπει να καθορίσετε τις ανάγκες σας. Αυτό περιλαμβάνει τον τρόπο με τον οποίο τα δεδομένα αποθηκεύονται και ταξινομούνται, την πρόσβαση σε αυτά, την ανταλλαγή και την επεξεργασία δεδομένων και την αποθήκευση αρχείων. Επιπλέον, πρέπει να καθορίσετε τους περιορισμούς σας όπως περιορισμούς αποθηκευτικού χώρου, ανάγκη διαθέσιμης πρόσβασης, απαιτούμενη ασφάλεια και προστασία δεδομένων.

Βήμα 2: Καθορίστε τους στόχους σας

Αφού καθορίσετε τις ανάγκες σας, πρέπει να αξιολογήσετε τις διαθέσιμες λύσεις ECM που υπάρχουν στην αγορά. Μερικά από τα πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη είναι:

Κόστος: Πόσο στοιχίζει η λύση και ποια είναι η πολιτική αδειοδότησης;
Απόδοση: Πώς θα λειτουργεί η λύση στο πραγματικό περιβάλλον σας;
Προσαρμοστικότητα: Πόσο εύκολο είναι να προσαρμόσετε τη λύση στις ανάγκες σας;
Ασφάλεια: Πώς διαχειρίζεται η λύση την ασφάλεια και την προστασία των δεδομένων σας;
Ευκολία χρήσης: Πόσο εύκολο είναι να χρησιμοποιήσετε τη λύση;
Υποστήριξη και κοινότητα: Υπάρχει αρκετή υποστήριξη και κοινότητα για την λύση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε;
Μετά την αξιολόγηση των διαθέσιμων λύσεων, πρέπει να επιλέξετε την κατάλληλη για την επιχείρησή σας.

Βήμα 3: Εγκατάσταση και διαμόρφωση της λύσης

Μόλις επιλέξετε την κατάλληλη λύση, πρέπει να προχωρήσετε στην εγκατάσταση και διαμόρφωση της λύσης. Ακολουθήστε τις οδηγίες που παρέχονται από τον πάροχο της λύσης για να εγκαταστήσετε και να ρυθμίσετε το σύστημα ECM.

Κατά τη διαμόρφωση της λύσης, θα πρέπει να διαμορφώσετε τις επιλογές της λύσης σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησής σας. Μπορεί να περιλαμβάνει την ρύθμιση των δικαιωμάτων πρόσβασης στο ψηφιακό περιεχόμενο, την δημιουργία κατηγοριών αρχείων, την ρύθμιση των δικτύων και των συνδέσεων, την εγκατάσταση και ρύθμιση των επεκτάσεων, και πολλά άλλα.

Βήμα 4: Εκπαίδευση των χρηστών

Αφού ολοκληρωθεί η διαμόρφωση της λύσης ECM, θα πρέπει να εκπαιδεύσετε τους χρήστες για τη χρήση του συστήματος. Κατά τη διάρκεια της εκπαίδευσης, πρέπει να εξηγήσετε τη χρήση του συστήματος, τα δικαιώματα πρόσβασης, τις διαδικασίες εργασίας, και τα περιεχόμενα της λύσης.

Βήμα 5: Επαλήθευση και βελτίωση

Στο τελευταίο βήμα, πρέπει να επαληθητήσετε ότι η λύση ECM λειτουργεί όπως αναμένεται και ότι ικανοποιεί τις ανάγκες σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα στοιχεία που συλλέξατε από τους χρήστες για να βελτιώσετε το σύστημα ECM. Μερικά από τα πράγματα που πρέπει να παρακολουθείτε είναι η απόδοση της λύσης, η ευχρηστία και η ικανοποίηση των χρηστών και οι διαδικασίες εργασίας.

Επιπλέον, μπορείτε να βελτιώσετε το σύστημα ECM με την επιλογή προηγμένων λειτουργιών ή επεκτάσεων, την αναβάθμιση σε νεότερες εκδόσεις, ή την προσθήκη άλλων λειτουργιών που ενδέχεται να έχουν ξεχαστεί ή δεν έχουν χρησιμοποιηθεί κατά τη διαμόρφωση.

Συνοψίζοντας, η εφαρμογή ενός συστήματος ECM μπορεί να βελτιώσει την οργάνωση και διαχείριση του ψηφιακού περιεχομένου της επιχείρησής σας. Ακολουθήστε τα βήματα που αναφέρθηκαν παραπάνω για να εφαρμόσετε το πρώτο σας σύστημα ECM και να βελτιώσετε την παραγωγικότητα, την ασφάλεια και τη συνεργασία στην επιχείρησή σας. Θυμηθείτε ότι ο στόχος του ECM είναι να βελτιώσει τη διαχείριση του ψηφιακού περιεχομένου, να μειώσει τον χρόνο αναζήτησης και ανάκτησης των δεδομένων, και να βελτιώσει την παραγωγικότητα και τη συνεργασία στην επιχείρησή σας.

Μην ξεχνάτε να αναθεωρείτε και να βελτιώνετε το σύστημα ECM σας καθώς η επιχείρησή σας αναπτύσσεται και αλλάζει. Οι επιχειρήσεις που αποδίδουν μεγαλύτερη προσοχή στη διαχείριση και οργάνωση του ψηφιακού περιεχομένου τους είναι συνήθως πιο αποτελεσματικές και ανταγωνιστικές στην αγορά.

Το ECM είναι μια συνεχής διαδικασία

Καθώς η επιχείρηση σας αναπτύσσεται και αλλάζει, θα χρειαστεί να επανεξετάζετε τις ανάγκες σας για το ECM και να τροποποιείτε το σύστημά σας ανάλογα. Επίσης, θα πρέπει να παρακολουθείτε τη χρήση του συστήματος από τους χρήστες σας και να προσαρμόζετε τις λειτουργίες του συστήματος για να βελτιώσετε την εμπειρία τους. 

Σε γενικές γραμμές, το ECM είναι μια συνεχής διαδικασία που πρέπει να διαχειρίζεστε συστηματικά και να επανεξετάζετε τακτικά, προκειμένου να διασφαλίζετε την αποτελεσματική λειτουργία και τη συνεχή βελτίωση της οργάνωσης και διαχείρισης του ψηφιακού περιεχομένου της επιχείρησής σας.

Search

Share:

Υπηρεσίες

Περιεχόμενά

Share:

Facebook
Twitter
Pinterest
Email
WhatsApp

Αναδείξτε την Επιχείρησή σας Με την Ιδανική Ιστοσελίδα

Συμπληρώστε το Ερωτηματολόγιο Προσφοράς Σήμερα!

Είστε έτοιμοι να αναπτύξετε τη δική σας επαγγελματική ιστοσελίδα και να αυξήσετε την παρουσία σας στο διαδίκτυο; Είμαστε εδώ για να σας βοηθήσουμε! Ξεκινήστε σήμερα συμπληρώνοντας το ερωτηματολόγιο μας για προσφορά ιστοσελίδας.

Αυτό το ερωτηματολόγιο έχει σχεδιαστεί για να μας βοηθήσει να κατανοήσουμε καλύτερα τις ανάγκες και τις προτιμήσεις σας, ώστε να σας προσφέρουμε την καλύτερη δυνατή λύση για την επιχείρησή σας. Μερικές λεπτομέρειες που θα θέλαμε να μοιραστείτε μαζί μας περιλαμβάνουν τον σκοπό της ιστοσελίδας, τον στόχο κοινό, τις λειτουργίες που θέλετε να περιλαμβάνονται και τον προϋπολογισμό σας.

Μην ανησυχείτε εάν δεν γνωρίζετε όλες τις λεπτομέρειες αυτή τη στιγμή – απλώς συμπληρώστε όσα περισσότερα στοιχεία μπορείτε. Εάν χρειαστεί, θα επικοινωνήσουμε μαζί σας για να συζητήσουμε περισσότερες λεπτομέρειες και να καθοδηγήσουμε τη διαδικασία.

Πάρτε την πρωτοβουλία και ας ξεκινήσουμε την κατασκευή της επαγγελματικής ιστοσελίδας που ονειρεύεστε! 

Webion Blog

Σχετικές Αναρτήσεις

Η Σημασία του Web Hosting για το SEO
Seo (Search Engine Optimization)

Η Σημασία του Web Hosting για το SEO: Το Κλειδί προς την Κορυφή των Αποτελεσμάτων.

Στο ανταγωνιστικό κόσμο του Διαδικτύου, η βελτίωση της ορατότητας της ιστοσελίδας σας στα αποτελέσματα αναζήτησης είναι κρίσιμη. Ανάμεσα στους πολλούς παράγοντες που επηρεάζουν το SEO (Βελτιστοποίηση για Μηχανές Αναζήτησης), το Web Hosting διαδραματίζει ένα θεμελιώδη ρόλο. Ενώ ένας εξαιρετικό Web Hosting δεν εγγυάται αυτόματα την κορυφαία θέση στα αποτελέσματα αναζήτησης, είναι απαραίτητος για την επίτευξη ισχυρών αποτελεσμάτων SEO. Ας εξετάσουμε λεπτομερώς γιατί η φιλοξενία επηρεάζει το SEO και πώς μπορείτε να πληροίτε τις προδιαγραφές της Google ενώ εξασφαλίζετε την ευχρηστία και τη βάθος πληροφοριών για τους αναγνώστες σας.

Professional Web Design Services κατασκευή ιστοσελίδων SEO βελτιστοποίηση WordPress
Μείνετε συνδεδεμένοι, όπου και αν βρίσκεστε!
Κατεβάστε την επίσημη εφαρμογή μας για να απολαύσετε εξατομικευμένη εμπειρία και αποκλειστικά προνόμια.